Dietro le quinte di un matrimonio autunnale last minute

Due sposi super impegnati con il sogno di una matrimonio da favola e due mesi per organizzare il tutto, potrebbe sembrare un mix di ingredienti poco promettente ma con la scelta di fornitori professionali tutto si può.

Elisa e Luigi ( vi abbiamo anticipato di loro sui nostri social e qui trovate altre foto) desideravano organizzare un matrimonio ad ottobre e la loro wedding planner (specializzata in matrimoni sul Garda e matrimoni tra i vigneti di cantine prestigiose) procede mettendosi in contatto con il nostro catering due mesi prima, presentandoci una moodboard e un wedding project per una matrimonio da favola in Valpolicella.

La collaborazione con questa wedding planner é solida e abbiamo organizzato tantissimi matrimoni da sogno in meno di un anno. Ogni matrimonio é unico ma quello dei futuri sposi Elisa e Luigi aveva davvero un progetto di nozze speciale: un ricevimento con più di 100 invitati in una tenso struttura in mezzo al verde delle colline veronesi.  E quando gli sposi trovano la location perfetta spesso decidono di celebrare una romantica cerimonia ufficiale in location per un matrimonio unico.

Abbiamo conosciuto la coppia direttamente per la prova menù dato il poco tempo. Ma il tutto organizzato con la wedding planner per soddisfare le richieste della coppia.

In quell’occasione abbiamo cominciato a concretizzare il progetto di nozze. Coordinati dalla wedding planner, insieme a fotografo, fiorista, musicisti, light designer e allestitori viene delineata la timeline del matrimonio. Definire i tempi della giornata é la partenza per capire come ci saremmo spostati durante l’evento.

Prevedere le possibili difficoltà e avere soluzioni

La sfida più grande per noi come catering era cucinare in una tenso struttura in mezzo al bosco. I generatori di corrente posizionati lontano per evitare i rumori possono sempre riservare sorprese. E infatti così é stato. Siamo una squadra assortita e con competenze trasversali. La lunga esperienza ha insegnato poi ad avere sempre delle attrezzature d’emergenza con noi. Calcolare l’orario di arrivo corretto e valutare subito i primi controlli da fare ha permesso di avere soluzioni senza rallentare la tabella di marcia.

Studiare la logistica di come disporre la cucina é stato altrettanto fondamentale: per non infastidire con fumi e odori gli ospiti e soprattutto permettere un servizio veloce ed efficiente. E qui planimetrie e progettazione che sembrano scontati fanno la differenza, insieme a un sopralluogo preventivo e il coordinarsi con gli altri collaboratori coinvolti.

L’ altro punto complesso era smontare la sala in venti minuti per montare buffet, open bar, salottini e creare lo spazio per i balli e la festa. Le dinamiche chiare e condivise fin dall’inizio ci hanno permesso di lavorare ad incastro e creare un nuovo ambiente che ha sorpreso tutti. Ricordiamo che la professionalità dello staff e il giusto numero sono sempre essenziali per la riuscita di un evento di successo.

Dietro ogni momento c’è uno studio accurato

Non solo l’organizzare i vari momenti della giornata é cruciale ma anche l’utilizzo degli spazi é sempre calcolato in funzione di vari aspetti. Interpretare e realizzare i desideri di Luigi ed Elisa é stato facile grazie all’empatia e alla fiducia che ci è stata data. Torniamo alla sfida della sala da smontare durante il taglio torta…

Il momento della wedding cake è  sempre atteso per il suo romanticismo ma segna anche la fine del ricevimento formale per dare il via al wedding party. In questo caso abbiamo scelto con gli sposi uno scorcio suggestivo, per far vivere un’altra parte della location agli ospiti ma che fosse anche funzionale. Funzionale per spostare gli allestimenti utilizzati in cerimonia e sopratutto guadagnare 20 minuti per il nuovo allestimento insieme alla band, all’angolo photo boot, confettatta e buffet… L’aver stabilito con i fotografi le varie sessioni per le foto ci ha aiutato a” distrarre” gli invitati e non annoiarli in quel lasso di tempo.

Ci sono poi tantissimi dettagli tecnici dati per scontati. Scaldare l’ambiente in modo esteticamente bello ma anche pratico,  posizionare l’aperitivo in base alle zone di sole e ombra, ecc… sono tutti tecnicismi noiosi ma la loro cura, fa la differenza per la soddisfazione di tutti.

Per concludere: un falso mito

Volevamo condividere con voi un pò del dietro le quinte di un wedding day per sfatare il falso mito che il giorno del matrimonio é il più difficile. La parte più importante é la pianificazione a monte e il prevedere le incognite. Nulla é lasciato al caso! Questo richiede tempo e uno studio accurato…Ci sono tantissime variabili da calcolare, tra cui anche il meteo, e bisogna essere pronti con soluzioni pratiche. ( per avere un idea di time line guardate qui).

Il matrimonio di Elisa e Luigi non sarebbe stato possibile senza un’esperienza ventennale, la figura di una wedding planner preparata e la collaborazione tra fornitori nozze affidabili e preparati. Dovete affidarvi a chi, fin da subito, vi da la sicurezza di saper gestire ogni situazione con un progetto valido e competenza. Con queste condizioni un matrimonio in pochi mesi si può organizzare.

Magari la figura di una wedding planner non fa al caso vostro, ma avete mai sentito parlare della figura del wedding coordinator? Prossimamente vi parleremo di questo servizio che offriamo.

Secondo punto fondamentale é una location con piano b in caso di pioggia (in questo caso per la cerimonia). Un matrimonio é bello in ogni stagione ma la scelta della location giusta é fondamentale.  Alla prossima con suggerimenti interessanti… intanto potete sbirciare Palazzo Sauli.